Lưu ý về ký xác thực hồ sơ khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp trực tuyến

Tiếp tục loạt bài viết hướng dẫn, lưu ý mang tính nguyên tắc về thủ tục đăng ký doanh nghiệp (ĐKDN) trực tuyến trên cơ sở những quy định của pháp luật hiện hành, tại bài viết này Phòng Đăng ký kinh doanh Hải Phòng đề cập đến quy định về ký xác thực hồ sơ khi thực hiện thủ tục ĐKDN.

Điểm c Khoản 3 Điều 43 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về ĐKDN quy định: “Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.”

Như vậy, doanh nghiệp cần hiểu rằng việc ký xác thực hồ sơ ĐKDN phải được sử dụng bởi Tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc bởi chữ ký số của cá nhân (không phải chữ ký số của tổ chức). Mặt khác, trường hợp người ký xác thực là người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị ĐKDN ủy quyền thực hiện thủ tục ĐKDN thì người này chỉ được sử dụng chữ ký số để ký xác thực hồ sơ, không được sử dụng chữ ký số của mình để ký vào các văn bản điện tử trong hồ sơ (trừ văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục ĐKDN).

Khoản 1 Điều 44 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về ĐKDN quy định: “Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.”

Với quy định này, doanh nghiệp lưu ý rằng thông tin về “Người nộp hồ sơ” và thông tin về “Người ký xác thực hồ sơ” phải được đồng nhất trên hệ thống đăng ký.

Sau đây là những lỗi sai phổ biến mà Phòng Đăng ký kinh doanh Hải Phòng gặp phải khi kiểm tra hồ sơ:

– Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số của tổ chức để ký xác thực hồ sơ.

– Người được ủy quyền nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số của mình để ký vào mọi văn bản điện tử trong hồ sơ trước khi ký xác thực hồ sơ.

– Người thực hiện thủ tục kê khai thông tin về “Người nộp hồ sơ” và thông tin về “Người ký xác thực hồ sơ” là của thông tin 02 người khác nhau hoặc là thông tin không đồng nhất (trùng tên nhưng khác số giấy tờ pháp lý).

Phòng Đăng ký kinh doanh Hải Phòng đề nghị quý doanh nghiệp lưu ý thực hiện để thủ tục đăng ký được suôn sẻ, thuận lợi!