Thủ tục thông báo sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu

  1. Việc quản lý, sử dụng con dấu được quy định tại Điều 15 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày 19/10/2015 của Chính phủ. Cụ thể như sau:
  2. Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/7/ 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
  3. Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/7/2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.
  4. Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/7/ 2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định tại Nghị định này; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
  5. Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau đây:

– Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp;

– Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu;

– Hủy mẫu con dấu.

  1. Trình tự thực hiện:

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ thủ tục theo quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ.

– Nộp hồ sơ trực tiếp: Doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ tại Một cửa về đăng ký doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.

– Nộp hồ sơ qua mạng điện tử: Doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền sử dụng Chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Phòng Đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.

Trường hợp thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đã được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện các lần trước đó không còn hiệu lực.

Trường hợp thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử, doanh nghiệp không phải nộp hồ sơ thông báo mẫu dấu bằng bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh

  1. Số lượng, thành phần hồ sơ: 01 bộ theo quy định quy định tại Điều 34 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 và Khoản 10 Điều 1 Nghị định số 108/2018/NĐ-CP ngày 23/8/2018 của Chính phủ, mẫu biểu được quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT ngày 08/01/2019 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Hồ sơ gồm:
  2. Thông báo:

– Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện (mẫu tại Phụ lục II-8 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với trường hợp sử dụng con dấu;

– Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện (mẫu tại Phụ lục II-9 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với trường hợp thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu;

– Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện (mẫu tại Phụ lục II-10 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với trường hợp huỷ mẫu con dấu.

  1. Đối với doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp nộp kèm theo: Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư; Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế; Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp quy định tại Phụ lục II-18 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT;
  2. Đối với chi nhánh/văn phòng đại diện hoạt động theo Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương do cơ quan đăng ký đầu tư cấp thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp nộp kèm theo: Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy phép đầu tư quy định tại Phụ lục II-19 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT; bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư và bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế của chi nhánh.
  3. Trường hợp người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, khi thực hiện thủ tục, người được ủy quyền phải nộp bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (cụ thể: Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực; Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực), kèm theo:

– Bản sao hợp lệ hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp; hoặc

– Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.